Arşiv Depolama: KVKK Uyumlu, Güvenli ve İzlenebilir Çözümler
Arşiv depolama hizmetimiz; 7/24 güvenlik, iklim kontrollü alanlar, haşere kontrol programı ve sigortalı depolama altyapısıyla; evrak, dosya, sözleşme, muhasebe kayıtları, proje/teknik çizimler gibi kurumsal belgelerinizi güvenle saklamanızı sağlar. KVKK ve gizlilik politikaları gözetilerek işlem yapılan süreçlerimiz, zincirleme teslim kaydı (chain-of-custody) ve barkodlu envanter yönetimiyle %100 izlenebilirdir.
Yetkilendirme, log ve maskeleme prosedürleri
Nem–sıcaklık izleme ve raporlama
Barkod, kutu/dosya ID, erişim logları
Değer beyanına göre poliçe + ek teminat
Talepte dijitalleştirme ve güvenli paylaşım
SLA’li fiziksel/dijital erişim seçenekleri
Kimler İçin? Kullanım Senaryoları
- Muhasebe ve finans birimleri: Defter, fatura, mutabakat ve banka ekstreleri.
- İK ve hukuk birimleri: Personel özlük dosyaları, sözleşmeler, dava dosyaları.
- Mühendislik/teknik ekipler: Proje klasörleri, teknik çizimler, test raporları.
- Sağlık/medikal: Klinik dosyalar (politikalarımıza uygun koşullarda, gizlilik yüksek).
- Perakende/e-ticaret: İade klasörleri, tedarik/tedarikçi sözleşmeleri, arşiv belgeleri.
Arşiv Depolama Süreci (Adım Adım)
- Keşif & Planlama: Belge türleri, kutu sayısı, erişim sıklığı, saklama süresi ve gizlilik seviyeleri belirlenir.
- Toplama & Transfer: Mühürlü kutularla güvenli nakliye; teslim tutanakları düzenlenir.
- Kabul & İndeksleme: Barkod atama, kutu/dosya ID, kategori ve imha tarihi (retention) girilir.
- Depolama & İzleme: İklim kontrollü alanlara yerleştirme; erişim ve hareket log’ları tutulur.
- Erişim & Dijitalleştirme: Talepte dosya çıkışı veya scan-on-demand ile güvenli paylaşım.
- İmha / İade: Süresi dolan belgeler için onaylı imha prosedürü veya müşteriye iade.
Standartlar & Uyumluluk
- KVKK: En az yetki ilkesi, erişim kayıtları ve kimlik doğrulama prosedürleri.
- Gizlilik: NDA ve iç politika gereklilikleri; personel eğitimi ve yetkilendirme.
- Fiziksel Güvenlik: 7/24 kamera, kartlı geçiş, alarm; yangın ve haşere kontrolü.
- Ortam: Nem–sıcaklık takibi, düzenli raporlama ve denetimler.
Paketler & Servis Kapsamı
- Kutu bazlı depolama
- Barkod & indeks
- Randevulu erişim
- Scan-on-Demand (sınırlı)
- Periyodik raporlama
- İmha bildirim & onay akışı
- Hızlı erişim SLA (aynı gün)
- Geniş dijitalleştirme & güvenli paylaşım
- Denetim desteği & özel politikalar
Erişim Modelleri & SLA
| Seçenek | SLA | Kapsam |
|---|---|---|
| Standart Erişim | 48 saat | Kutu/dosya çıkışı, tutanak, geri kabul |
| Hızlı Erişim | 24 saat | Öncelikli işlem ve kurye planlama |
| Acil Dijital | 6 saat | Scan-on-Demand ve güvenli link paylaşımı |
Saklama Süreleri Rehberi
Not: Saklama süreleri sektöre ve mevzuata göre değişebilir. Aşağıdaki tablo genel bir rehberdir; nihai karar için hukuk danışmanınızla teyit ediniz.
| Belge Türü | Önerilen Saklama Süresi (Genel) | Not |
|---|---|---|
| Muhasebe Kayıtları / Faturalar | 5–10 yıl | Vergi ve ticaret mevzuatı kapsamında değerlendirilir |
| Personel Özlük Dosyaları | 10+ yıl | İş hukuku ve zamanaşımı süreleri dikkate alınır |
| Sözleşmeler / Hukuki Evrak | Sözleşme + 10 yıl | Uyuşmazlık risklerine göre değişebilir |
| Teknik Çizimler / Projeler | Kalıcı arşiv / proje yaşam döngüsü | Revizyon politikalarına göre |
İndeks Alanları & Kutu Etiket Örneği
| Alan | Açıklama | Örnek Değer |
|---|---|---|
| Kutu ID / Barkod | Tekil kimlik numarası | BX-2025-00123 |
| Belge Türü | Kategori / alt kategori | Muhasebe / Fatura |
| Yıl / Dönem | Aralık veya seri | 2023 Q1–Q4 |
| Gizlilik Seviyesi | Genel / Dahili / Gizli | Gizli |
| İmha Tarihi | Retention süresi sonu | 31.12.2033 |
| Yetkili Kişi(ler) | Erişim izni olan roller | Finans Müdürü, İK Uzmanı |
Fiyatlandırma Parametreleri
Ücretler; kutu/dosya adedi, hacim (m³), saklama süresi, erişim sıklığı, dijitalleştirme kapsamı ve sigorta gibi değişkenlere göre şekillenir. Talebinize göre scan-on-demand ve hızlı erişim SLA opsiyonları tekliflenir.
Yasaklı/İstisna Belgeler
Yasal olarak saklanması veya transferi kısıtlı belgeler, tehlikeli maddeler içeren klasörler ve mevzuata aykırı içerikler depoya kabul edilmez. Özel nitelikli kişisel veriler için ek prosedürler uygulanır.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Erişim nasıl sağlanır?
Yetkilendirilmiş kişiler randevu ile fiziksel erişim alabilir; acil durumlarda scan-on-demand ile dijital paylaşım yapılır.
Kimler erişebilir?
Önceden bildirilen kullanıcı/roller yetkilendirilir; tüm işlemler erişim loglarına kaydedilir.
İmha nasıl yapılır?
Onaylı imha listesi hazırlanır; çapraz kesim/shred ve sertifikalı imha sağlayıcı ile süreç tamamlanır, tutanak paylaşılır.
Dijitalleştirme güvenli mi?
Şifreli dosya aktarımı, süreli link ve erişim logları ile yüksek güvenlik sağlanır.
İlişkili Hizmetler
- Ticari Depolama – stok, iade ve sözleşme arşivleri için.
- Ev Eşyası Depolama – yönetici taşınmaları ve geçiş dönemleri.
- Nakliyat – mühürlü kutu transferi ve kurye planlama.
Teklif Al
Arşivlerinizi güvenli ve uyumlu şekilde yönetelim. İletişim formunu doldurun; belge tipleri, kutu sayısı ve erişim ihtiyaçlarınıza göre şeffaf fiyatlandırma ve SLA önerelim.